3 Herramientas de Gestión de Personal Remoto en Bitrix24

Tiempo y Reportes

La herramienta "Tiempo y Reportes" tiene varias funcionalidades, una de ellas, llamada "Horarios de Trabajo" nos permite asignar a los diferentes usuarios (empleados) un horario de ingreso y egreso, junto con la obligación de fichar al momento en que inician su día laboral. Los tipos de horarios que se pueden asignar, son 3:

• Horario flexible: el empleado puede iniciar el día de trabajo en el momento que desee, no tiene una cantidad horaria que cumplir y puede superar las 24hs trabajadas
• Horario fijo: en este caso, el empleado debe cumplir un horario estrictamente establecido por el empleador. En caso de violar el horario, el empleador recibirá una notificación al respecto. También el empleador puede asignar un tiempo específico de descanso dentro de este horario. 
• Horario por turnos:  en este caso, el empleador asigna los períodos en los que el empleado debe trabajar. Durante la mañana el tendría que cumplir un turno laboral, con una pausa de por medio y luego iniciar nuevamente a la tarde.

Una vez configurados los turnos, el empleador puede asignarlos por departamentos específicos o por usuarios individuales.

Dentro de la herramienta, se podrá observar un reporte preliminar de las horas trabajadas por cada empleado.

Cabe destacar, que los datos que pueda ver el usuario o los usuarios que tenga acceso a esta herramienta, varían según su jerarquía. Pudiendo ser: empleado, supervisor y administrador.

Adicionalmente, esta herramienta también nos permite solicitar reportes del trabajo realizado a nuestros empleados, en una determinada hora del día, semana o incluso mes. Esta funcionalidad nos permite supervisar y evaluar el rendimientos de nuestros empleados.

El reporte es un documento direccionado al empleador o supervisor del empelado, que contiene información sobre las labores realizadas en el período de tiempo definido.

Tareas y Proyectos

Este módulo, es uno de los más completos de Bitrix24 en cuanto a gestión de trabajo dentro de la empresa. Al mismo tiempo, nos proporciona diferentes herramientas e información para conocer el trabajo actual de cada empleado y el compromiso de los mismos con las labores diarias o aquellas que fueron planificadas para un período de tiempo prolongado.

Dentro de este módulo, los supervisores de departamento, tiene una pestaña especial donde pueden seguir las tareas de sus subordinados de manera particular.

Las cuatro columnas se basan en el rol de los empleados (usuarios) dentro de las tareas:

• responsable: el empleado está listado en la tarea como responsable de la misma
• establecer: tareas que el usuario ha creado
• asistencia: usuario listado en la tarea como participante
• siguiendo: usuario listado en la tarea como observador

Dentro de la página vemos el número total de tareas para cada empleado en cada columna, así como el número de tareas que requieren atención (contadores rojos). También, podemos observar la eficiencia de cada empleado.

Es decir que, podemos asignar tareas a nuestros empleados, o incluso supervisar las tareas que ellos mismos se asignaron. De forma que podamos ver si están trabajando en ellas, y qué eficiencia tienen.

Incluso, si presionamos en el número total de tareas, podremos ver cada una de ellas y supervisar con mayor detalle.

Actividades de CRM

Sabemos que uno de los puntos más importantes a ser supervisados es el departamento comercial. ¿Cuántas ventas fueron cerradas en un período de tres meses? ¿Quiénes fueron aquellos comerciales que más ventas cerraron? ¿Realmente estuvieron realizando actividades para cerrar ventas? Este tipo de preguntas, podemos responderlas ya que Bitrix24, también nos ofrece la posibilidad de supervisar las actividades de nuestros comerciales, con una pequeña pestana dentro de la herramienta CRM, llamada "Actividades".

Dentro de esta vista, cualquier persona con permisos de acceso, y particularmente los supervisores, pueden ver un registro de las actividades planeadas, las completadas, y aquellas que alguna vez se planearon y jamás se completaron (atrasadas). Además, se pueden sacar reportes de las mismas, y filtrarlas por persona responsable o por embudo específico.

En resumen, estas son algunas de las herramientas que Bitrix24 pone a disposición de usuarios y supervisores para que, a pesar de que su equipo esté trabajando de manera remota, pueda tener un control eficaz sobre sus labores diarias.